Czy sesje event stormingu nie przebiegają zgodnie z Twoim oczekiwaniem i obietnicami jej twórcy? Możliwe, że problem leży w przygotowaniu do warsztatu.
Event storming – 4 rzeczy, o których należy pamiętać przed warsztatem.
Na pierwszym warsztacie event stormingu nie wiedziałem o tym, jak ważne jest przygotowanie do warsztatu. O ile przygotowanie pokoju bez krzeseł był proste, to pozostałe dobre praktyki nie były rozważone i zaimplementowane. Jednym z kluczowych problemów było facylitacja sesji i uczestnictwo w niej. Taki obrót wydarzeń w dużej mierze może nadwyrężyć kredyt zaufania do techniki, który jest ofiarowany przez jej uczestników, którzy go nie znają.
1. Zewnętrzny faclitator
Tutaj główną trudnością jest jednoczesna facylitacja i uczestnictwo. Facylitacja rozumiana jako realizowanie kolejnych faz warsztatu, jak i angażowanie uczestników. A jako uczestnikowi zależy nam na jak najlepszym przelaniem wiedzy na tablicę oraz do głów innych uczestników. Te interesy są w części sprzeczne, a więc jedną z najlepszych rozwiązań jest poproszenie kolegi z innego zespołu, który zna się na temacie prowadzenia warsztatu event stormingu.
2. Cel stormingu
W pierwszej kolejności należy zastanowić się nad tym, co jest celem warsztatu. To znacząco zwiększa szanse jego powodzenia. Celem nie jest przeprowadzenie samego warsztatu, bo warsztat to tylko narzędzie. Na etapie określania celów dobrze jest też przemyśleć czy event storming w tym przypadku jest dobrym narzędziem. W przypadku modelowania części procesu dobrze też określić granice, w których zamierzamy przeprowadzać eksploracje.
Dobrymi celami będą:
- Poznanie procesu publikacji ogłoszeń.
- Odkrycie procesu składania zamówienia w restauracji (analizować można przy pomocy procesy nie tylko te realizowane przez systemy informatyczne).
Cel też dobrze omówić na początku czy jest zrozumiały dla wszystkich uczestników lub go zaktualizować.
3. Odpowiednie osoby na warsztacie
Drugim składnikiem dobrego event stormingu jest zaproszenie właściwych osób. Jakie typy osób nas interesują:
- osoby zadające pytania — Osoby żywo zainteresowane poznaniem procesu lub jego późniejszą implementacją.
- osoby znające odpowiedzi — Eksperci domenowi, którzy znają proces biznesowy na tyle, aby móc udzielać odpowiedzi na postawione pytania. Czasami można posiłkować się użytkownikami systemu, ale w tym przypadku wiedza polegająca na znajomości systemu może być niewystarczająca.
4. Przygotowanie pomieszczenia
Kolejną kwestią jest przygotowanie pomieszczenia. Warsztat ma dynamiczną formę więc aby ją wspomóc, wymagane jest:
- Brak krzeseł — Warsztat jest tak pomyślany, aby był wykonywany na stojąco, a więc trzeba zadbać, aby była wystarczająca przestrzeń na komunikacje i dostęp do tablicy, gdy krzesła i stoły staną w rogu sali.
- Widoczna legenda — W miarę kolejnych faz event stormingu dodawane są kolejne elementy legendy tak, aby bez większego przygotowania wśród uczestników przeprowadzić warsztat. Owa legenda ma być drogowskazem dla osób, które się gdzieś pogubiły w notacji.
- Wystarczająca przestrzeń do modelowania — Dobrze, aby przestrzeń na dodawanie karteczek była duża, by nie ograniczać kreatywności uczestników. Dobrze sprawdzi się papier elektrostatyczny w rolce lub papier od plotera. Po takiej sesji można zdjąć papier ze ścian i zwinąć w rulon.
- Dużo karteczek i pisaków — Celem jest, aby nikomu nie zabrakło karteczek lub przyborów do pisania na nich.
Podsumowanie
Przygotowanie do event stomingu jest nawet ważniejsze niż przeprowadzenie samej sesji. Dlatego dobrze być świadomym tego, co trzeba zrobić, aby zwiększyć szanse powodzenia.